Bij het vastleggen van de huwelijkslocatie komt vanzelf de vraag: doen we drankjes (en hapjes) op afkoop of nacalculatie? Wat zijn de voor- en nadelen van beide opties? Weddingplanner zet alles op een rij.
Laten we bij het begin beginnen, wat is nacalculatie en wat is afkopen?
Nacalculatie betekent dat de bar turft hoeveel drankjes er worden gedronken en deze na afloop met jullie afrekent. Afkopen betekent dat je vooraf met de locatie of cateraar een vast bedrag (gebaseerd op aantal gasten) afspreekt en daar onbeperkt voor gedronken mag worden. In beide gevallen kun je een ‘dranklijst’ afspreken. Dus bijvoorbeeld: iedereen mag op onze kosten wijn, bier, fris, koffie en thee drinken, maar cocktails en whisky worden niet geschonken (of betalen gasten zelf).
De voor- & nadelen
Nacalculatie: De gasten hebben netjes een rsvp gestuurd dus jullie weten hoeveel mensen komen. Toch kunnen er nog steeds zieken zijn of mensen die op het laatste moment niet op komen dagen. Gasten die niet drinken (om welke reden dan ook), kosten ook geen geld, in tegenstelling tot afkoop. En gasten die ineens veel minder drinken dan jullie hadden bedacht, schelen ook weer geld. Maar stel, het is erg warm weer en iedereen blijft maar drinken en de vriendengroep heeft besloten helemaal los te gaan op jullie feest, dan kan de hoge rekening na afloop voor een onaangename verrassing zorgen.
Afkoop: Voor een locatie of cateraar kan dit in bepaalde gevallen voordeliger uitvallen, want afkoop valt regelmatig hoger uit dan dat er gedronken is. Afkoop kan namelijk zo tussen de 20 en 25 euro per persoon zijn, maar niet iedereen drinkt evenveel. Maar dat risico lopen zowel de locatie als het bruidspaar. Het kwartje kan namelijk twee kanten op vallen. Als bruidspaar heb je geen gezeur met verrassend hoge rekeningen achteraf wanneer er veel meer gedronken is dan vooraf bedacht.
Waar moet je rekening mee houden?
Het is mogelijk vooraf een redelijk goede inschatting te maken van wat er gedronken gaat worden, daar geven we je zo een paar tips voor. Maar houd ook rekening met de omstandigheden. Kan iedereen lekker dansen en is de bar gewoon open om drankjes te halen? Het blijkt dat mensen dan vaak minder drinken, omdat ze gewoon geen zin hebben of ‘vergeten’ naar de bar te lopen. Stel dat de locatie bedienden laat rondlopen met dienbladen, dan zal het aantal genuttigde drankjes veel sneller oplopen.
Is jullie locatie afgelegen en gaat iedereen rond middernacht weer naar huis? Zeker weten dat er minder alcohol genuttigd wordt, zeker de laatste twee uur (ook omdat gasten eerder op de avond vertrekken). Maar blijven veel mensen slapen, of stopt er een bus voor de deur om iedereen thuis te brengen? Dan kan er zonder problemen alcohol gedronken worden. En kan de rekening behoorlijk oplopen.
Hoe kun je het berekenen?
Een handige manier om tot een vrij reële berekening te komen:
– Hoeveel personen komen er op jullie feest (hebben ge-rsvp’d)? Gemiddeld zal 15% van de gasten niet op komen dagen.
– Hoe lang duurt het feest?
– Wat zijn de drankprijzen van de drankjes die je wilt serveren?
– Wat is de gemiddelde drankconsumptie per persoon / per dranksoort?
– Wat is de afkoopprijs per persoon (per uur)?
– Wat is gemiddelde drankjes per persoon per uur? Ga uit van 2,5 pp. per uur. {Bij zware drinkers ± 5.) Een feest van 50 personen van 3 uur met een consumptie prijs van €2,50 komt dus op €375,-.
– Wordt het een hete zomerdag? Of een regenachtige dag? (Bij warm weer wordt er meer gedronken, maar kun je er ook voor kiezen kannen met kraanwater op alle tafels te zetten.)
Wanneer je met de locatie hierover onderhandelt, zorg dan dat je de volgende zaken goed op een rij krijgt:
– Is de prijs inclusief of exclusief personeel?
– Welke merken bier en fris worden geschonken met een afkoop-prijs?
– Welke wijn wordt als huiswijn geschonken? Ga desnoods even proeven.
– Is de offerte met of zonder sterkere dranken zoals whisky en gin? Is het handig deze buiten de afkoopsom te houden en los af te rekenen met nacalculatie?
– Worden de hapjes ook afgekocht?
– Is de prijs voor de hele avond? Je kunt bij sommige locaties per uur afkopen. Dat betekent dat je de eerste uren, als iedereen nog aanwezig is, kunt afkopen en de laatste uren, wanneer veel gasten huiswaarts zijn gekeerd, op nacalculatie betalen.
Overigens heeft niet iedere locatie de keuze tussen nacalculatie en afkoop. Het is dus handig hier over te onderhandelen met de trouwlocatie.
BewarenBewaren
BewarenBewaren
BewarenBewaren
BewarenBewaren
BewarenBewaren